Hal -hal yang perlu diperhatikan saat menerima quotation (penawaran) dari vendor

Akhirnya setelah lama saya tidak menulis di blog saya, maka saya ingin membagi pengalaman saya sebagai seorang purchaser kepada pembaca. Kali ini kita akan membahas tentang penawaran (quotation), apa saja yang harus diperhatikan jika kita sebagai purchaser telah menerima quotation,

Ada beberapa hal terkait quotation yang harus diperhatikan:

1. Validity of quotation adalah batas tanggal penawaran tersebut habis, sebagai seorang purchaser kita tidak boleh lupa dan luput terhadap masalah ini karena kebanyakan klarifikasi dengan engineer, maka kita lupa bahwa ternyata penawaran tersebut sudah tidak berlaku, jika validity akan selesai maka purchaser harus segera menghubungi vendor untuk memperpanjang tanggal berlaku penawaran.
2. Payment term, perlu dilihat jenis payment term nya seperti apa, apakah T/T (Transfer Telegram), COD (Cash on Delivery), CBD (Cash Before Delivery), Ada DP (Down Payment), atau TBA (To Be Advice). Jika vendor menawarkan TBA, maka purchaser harus segera melakukan klarifikasi dan menanyakan jenis payment term
3. Delivery term, jika pembaca mengetahui Incoterm 2010, maka hal ini tidak lah asing, maksud delivery term disini adalah jenis pengiriman yang ditawarkan vendor seperti apa, apakah FOT (Free on Truck), DDP (Delivery Duty Paid), FOB (Free on Board) atau lainnya. Harus di clearkan masalah ini.
4. Technical Issued, artinya adalah permasalahan teknis seputar penawaran dari vendor tersebut harus jelas dan hal ini perlu melibatkan engineering. Biasanya pada proses ini akan dilengkapi dengan brochure atau catalog, mengundang vendor untuk klarifikasi dan meeting,
5. Commersial Issued, terakhir tak kalah penting adalah harga pada penawaran apakah sudah sesuai budget atau belum dan apakah harga ini paling murah atau justru paling mahal.

Demikian hal-hal yang harus diperhatikan purchaser saat menerima quotation dari vendor. Semoga informasi ini bermanfaat, terima kasih,

 

Kelelahan mata akibat menggunakan komputer

Komputer adalah suatu alat yang sering digunakan oleh perusahaan untuk membantu aktifitas kerja. Pada masa modern ini kita dapat menemukan komputer di semua perusahaan. Alat ini digunakan untuk mengetik, mengarsipkan, mengolah data, dan lain sebagainya. Tanpa kita sadari komputer memberikan sisi negatif jika kita tidak dapat menggunakannya dengan benar. Sisi negatif itu adalah CVS (Computer Vision Syndrome), yaitu suatu gejala yang dapat menyebabkan berbagai keluhan antara lain mata lelah dan kering, sakit kepala, pandangan buram, dan sensitif terhadap cahaya.

Di Indonesia salah satu gejala yang sering ditemukan adalah kelelahan mata. Penggunaan komputer yang dilakukan secara lama akan membuat mata lelah dan kering karena mata terus digunakan untuk melihat layar monitor. Mata yang kering ini tentu saja akan membuat pekerjaan tidak efektif dan mengganggu konsentrasi pekerja. Untuk mencegah hal tersebut kita perlu menggunakan komputer secara ergonomi yaitu menggunakan komputer dengan memperhatikan kenyamanan.

Faktor penyebab dari kelehan mata antara lain karakteristik monitor komputer. Tiap-tiap orang memiliki perbedaan reaksi terhadap tingkat radiasi yang dipancarkan oleh layar monitor. Jika tingkat radiasi terlalu tinggi, hal ini akan menyebabkan mata lelah. Oleh karena itu, sebaiknya untuk mencegah kelelahan mata setiap komputer dilengkapi dengan antiradiasi, antiflicker (antikerlipan) atau filter pada layar monitor. Hal ini dapat mengurangi tingkat radiasi layar monitor sebesar 70-90 persen. Walaupun kita menggunakan filter, mata kita tetap saja dapat mengalami kelelahan.

Faktor lainnya adalah lamanya penggunaan komputer, seseorang yang menggunakan komputer perlu memperhatikan lamanya penggunaan komputer karena saat kita berkonsentrasi kedipan mata menjadi berkurang. Normalnya seseorang melakukan kedipan mata sebanyak 15 kali dalam satu menit jadi rata-rata satu kedipan tiap 0,4 detik. Kedipan mata sangat penting untuk membuat mata basah. Mata yang kering akan membuat mata tersebut cepat lelah. Dengan berkedip air mata akan diratakan ke seluruh permukaan mata, dan juga dialirkan ke saluran mata.

Air mata sendiri sama dibutuhkannya seperti mengedip. Fungsi air mata adalah untuk membentuk serta mempertahankan permukaan kornea agar tetap rata dan licin. Dengan kata lain, memperbaiki ketajaman penglihatan sesaat setelah mengedip. Air mata juga menjaga sel-sel permukaan kornea dan konjungtiva (selaput yang melapisi permukaan mata) tetap lembab, sehingga gerakan bola mata dan mengedip tetap terasa nyaman. Penggunaan obat tetes mata bisa dilakukan, tapi hanya akan mengurangi gejala.

Kemudian kita dapat mengurangi kelelahan mata karena mengerjakan tugas pekerjaan yang terlalu lama dengan cara mengistirahatkan mata. Mengistirahatkan mata yang baik adalah saat kita mengerjakan tugas. Dalam satu jam penggunaan komputer kita perlu mengistirahatkkan mata selama 10-15 menit. Hal ini dilakukan untuk mencegah agar mata menjadi kering.

Namun demikian, masih banyak perusahaan yang tidak memperhatikan faktor-faktor di atas. Banyak yang tidak menggunakan komputer secara ergonomi. Dari contoh kasus ini kita dapat menyimpulkan bahwa penggunaan komputer yang tidak ergonomi akan menyebabkan kelelahan mata yang dapat merugikan baik itu untuk perusahaan maupun pekerja. Cara yang paling baik adalah dengan menyesuaikan karakteristik monitor dengan mata pengguna dengan cara mengurangi radiasi.. Permasalahannya adalah semua komputer yang terdapat di Indonesia didesain di barat. Padahal karakteristik mata antara orang Indonesia dengan orang barat berbeda. Bisa jadi desain yang berasal dari barat tidak sesuai dengan karakteristik mata orang Indonesia. Mampukah kita membuat monitor seperti itu?

Perbedaan antara procurement dan purchasing

Sebagai seorang profesional yang telah bekerja selama 4 tahun di bidang procurement (pengadaan barang). Penulis ingin berbagi tentang perbedaan antara istilah procurement dan purchasing berdasarkan pengalaman kerja penulis secara singkat. Pernah kah anda mendengar kata procurement dan purchasing, kenapa ada dua istilah tersebut di bidang pekerjaaan saat ini,

Berdasarkan Ruang Lingkup,

• Procurement (pengadaan barang) melingkupi Purchasing, Expediting, dan Traffic. Lingkup procurement lebih luas
• Purchasing hanya melingkupi pembelian barang dimana purchaser membeli barang dengan meminta penawaran dari vendor, melakukan negosiasi, dan akhirnya membuat PO. Setelah itu tugas purchaser selesai. Hal yang penting diperhatikan seorang purchaser adalah budget, seorang purchaser harus mengetahui budget atau kisaran harga dari barang yang ia beli sehingga ia dapat melakukan negosiasi dengan baik.

Kenapa lingkup procurement lebih luas. selain purchasing adalah bagian dari procurement, terdapat istilah expediting dan traffic di procurement. Berikut penjelasannya:

– Expediting,

Bertugas untuk memonitor dan memastikan spesifikasi, quantity, deskripsi, dan hal-hal yang berkaitan dengan PO (purchase order) sesuai dengan kontrak atau SPK (Surat Perjanjian Kerja). Jadi tugas expediter dimulai pada saat PO dibuat sampai material sampai di site (lapangan) dan seorang expeditor yang baik harus dapat membuat report mingguan terkait status material tersebut. Seorang expeditor akan sering sekali berhubungan dengan vendor karena ia harus mengetahui status material.

– Traffic

Bertugas untuk melakukan koordinasi dengan forwarder (Penyedia Jasa Transportasi) untuk melakukan pengiriman material ke site. Tugas dari seorang traffic adalah melakukan pengiriman dan memastikan barang aman dikirim hingga ke site.

Demikian penjelasan singkat saya, semoga bermanfaat,